Es ist Zeit für Digitalisierung und Automation

Interview mit Martin Mertens, Experte für globale Prozess Automation

Vielen Unternehmen steht die Umsetzung von digitaler Transformation innerhalb ihrer Organisation bevor. Zudem erhöhen die aktuellen Herausforderungen durch Corona den Bedarf an ‚digitaleren’ Lösungen. Die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e. V. (DSAG) berichtete vergangene Woche, dass sich durch die derzeitige Krisenzeit deutliche Defizite von Unternehmen in der Digitalisierung aufzeigen. Unternehmen seien zu ‚unflexibel‘, beispielsweise bei der „Zahlungsverfolgung, Lieferströmen oder der Anpassung der Produktion“.

Die benötigten digitalen Technologien umfassen viele Bereiche: eine bessere Realisierung von Realtime Prozessen durch schnelle Datenbanken, Einbindung von Cloudsystemen wie SAP S/4HANA, der Einsatz von Apps, Robotics oder neuen digitalen Geschäftsmodellen. Das Ziel ist bei allen das Gleiche: wettbewerbsfähig zu bleiben.

Für HONICO als Spezialist für Workload Automation sind diese Veränderungen natürlich genauso ausschlaggebend wie für unsere Kunden: wir haben uns über das Thema Digitalisierung und Automation mit Martin Mertens, Experte Globale Prozess Automatisierung (SAP/non-SAP) eines großen deutschen Sport Artikel Herstellers, unterhalten. Herr Mertens hat langjährige Erfahrung in der Prozessautomation und betreute selbst viele Jahre das Produkt BatchMan von HONICO:

Herr Mertens, wie sehen Digitalisierungs-Projekte in der IT genau aus für Firmen im Alltag? Können Sie uns etwas aus Ihrem Erfahrungsschatz berichten?

Digitalisierungs-Projekte in der IT können viele Facetten haben. Es kommt immer darauf an, inwieweit es für eine Abteilung/einen Bereich Sinn macht zu automatisieren. In einem Großteil der Fälle tritt das Business an die IT heran, um „veraltete“ oder „verstaubte“ Prozesse zu überarbeiten und zu überdenken. Diese Prozesse wurden meist in der Vergangenheit von den Business Experten erstellt und eingeführt. Das war mit Sicherheit zu dieser Zeit die beste Lösung für ein Unternehmen. Im Wandel der Zeit und durch die immer knapper werdenden Ressourcen der Fachkräfte muss allerdings umgedacht und automatisiert werden. Das lässt sich nur realisieren, indem die IT sehr eng mit dem Business zusammenarbeitet. Hier müssen Synergien entstehen, die dann einen möglichst schlanken und effektiven Business-/IT-Prozess generieren.

Somit kann man sagen, dass ein Erfolg in Digitalisierungs-Projekten immer nur zustande kommt, wenn beide Parteien, Business und IT, eng auf Augenhöhe und als Partner zusammenarbeiten. Das Business gibt dabei vor, was der Prozess genau ausführen soll, aber nicht, wie er im IT-Umfeld umgesetzt wird. Das obliegt einzig und allein dem IT-Fachbereich. Hier gibt es eine klare Teilung der Kompetenzen. Wenn beide Seiten diese Regeln einhalten und kooperativ zusammen arbeiten, entsteht ein erfolgreiches Projekt.

Was ist zudem zu beachten bei solchen Projekten?

Bei den Projekten ist es wichtig, auf eine „gute“ Dokumentation zu achten. Um dies sicher zu stellen, setzen viele Unternehmen hier Tools zur Kontrolle der Change-Prozesse ein. Das dient gleichermaßen der Dokumentation, als auch der Compliance im Audit Fall.

Wie ändert sich das Tagesgeschäft der IT in einem solchen Change-Prozess, und welche Technologien können dies unterstützen?

Das Tagesgeschäft ändert sich insoweit, dass die IT in der heutigen Zeit nicht mehr nur mit ihrem IT-Fachwissen auskommt. Sie muss sich viel breiter aufstellen und auch die Abläufe aus dem Business verstehen. Diese Abläufe müssen oft visualisiert werden. Vor der Erstellung eines Change Requests steht in der Regel ein umfangreiches Gespräch beider Partner um ein Konsens für die Prozesse zu erreichen.

Prozesse, die hier unterstützt werden, können durch verschiedenste Technologien realisiert werden. Hierbei handelt es sich um reine IT-Prozesse, IT-Prozesse mit Human Interaction oder reine Robotics-Prozesse, die einen menschlichen Eingriff gänzlich überflüssig machen.

Für Unternehmen ist es aber auch wichtig zu verstehen, dass dadurch keine Mitarbeiter freigesetzt werden, sondern diese sich auf wichtigere Arbeiten, die ihr Fachwissen benötigen, konzentrieren können.

Gibt es einen erhöhten Compliance Bedarf durch das Zusammenspiel der verschiedenen Systeme und durch die Einführung hybrider Cloudlandschaften?

Solange man sich mit der IT-Security genau abstimmt, gibt es keine Compliance Probleme. Wie im Bereich Business und IT, müssen hierbei IT und IT-Security als Team zusammenarbeiten. Sicherheitsaspekte in Bezug auf Zugriffsrechte, Verschlüsselungen etc. müssen strikt beachtet werden.

Welche Rollen spielen Automation und Robotics: wie werden sich die Aufgaben von Mitarbeitern dadurch verändern oder wie werden sie entlastet?

Man muss die beiden Automatisierungen zwar voneinander trennen, sie aber dennoch als ein Ganzes sehen. Die Automatisierung beschäftigt sich mit reinen IT-Prozessen, die Robotic Process Automation simuliert menschliche Aktivitäten. Wenn Prozess Automation eingesetzt wird, hat der Mitarbeiter immer noch die Aufgabe, Daten zur Verfügung zu stellen, Ergebnisse zu kontrollieren oder Protokolle zu prüfen. Bei der RPA erfolgt dies aufgrund der eingestellten Logiken meist voll automatisiert.

In beiden Fällen werden Mitarbeiter von der manuellen Ausführung von Aufgaben entlastet. Sie übernehmen überwiegend kontrollierende Aufgaben im Bereich der Prozesse, die ihr spezifisches Fachwissen erfordern. Aus diesem Grunde dürfen Firmen nicht dem Irrglauben nachgehen, mit der Automatisierung Fachkräfte freisetzen zu können. Diese werden aufgrund ihres immensen Fachwissens für andere wichtige Aufgaben im Unternehmen gebraucht.

Wie können Produkte wie BatchMan den digitalen Wandel eines Unternehmens antreiben und unterstützen?

Produkte zur Workload Automation wie BatchMan können im digitalen Wandel durch ihre Visualisierung und Automatisierung von Prozessen unterstützen. Hierbei handelt es sich um reine IT-Prozesse ohne menschliche Interaktionen. So kann z.B. in den Bereichen Rechnungsstellung, Lieferschein-Erstellung, Material Planung oder bei BW Prozessen unterstützt werden.

BatchMan liefert eine Vielzahl an Möglichkeiten der IT-Prozess Automatisierung. Wir setzen BatchMan in den verschiedensten Bereichen wie Finance, Controlling, IT, HR, Business Warehouse, bei Point of Sales Systemen, EDI und TIBCO/XI ein. Hiermit sind wir in der Lage, eine End-to-End Automatisierung der Prozesse zu gewährleisten.

Vielen Dank für Ihre Zeit, Herr Mertens!