Success Story regio iT

Automatisierte SAP HCM-Abrechnungen mit BatchMan

Zeitersparnis von rund 5 Arbeitstagen monatlich erzielt

Personalabrechnungen von Gehältern sind zeit- und budgetkritische Prozesse und unterliegen strengen gesetzlichen Auflagen. Prozesse zu optimieren und Mehrkosten durch Säumnisse und erhöhten Personaleinsatz zu vermeiden, ist daher entscheidend. Um die Abrechnung für rund 75 Kommunen effizienter zu gestalten, hat sich die regio iT GmbH, der größte kommunale IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen, mit der Umstellung auf SAP HCM für die Workload Automation Software BatchMan entschieden.

Ablösung der Personalmanagement-Software LOGA

Im Rahmen des Projekts wurde das bisherige Verfahren LOGA bei einer Vielzahl kommunaler Kunden durch SAP HCM abgelöst. Um den Umstieg auch bei möglichst vielen Kommunen gleichzeitig und in kurzer Zeit zu vollziehen, erfolgte der Wechsel zu SAP mit Hilfe des Kommunalmasters, einem bereits ausgeprägten Template der Komm.ONE.

Auf der Suche nach einem geeigneten Jobsteuerungstool erfüllte BatchMan der HONICO Systems GmbH alle geforderten Kriterien. Insbesondere die flexible Möglichkeit des Tools, Spooldateien nach konkreten Begrifflichkeiten oder Identnummern zu durchsuchen und diese für eine weitere Verarbeitung abzustellen, konnte überzeugen.

Erfolgsgeschichten HONICO Kunde regiocom

Branche: Information und Kommunikation

Anwendungsfall: Automatisierte Payroll in SAP

Vorteile: Fehlerfrei und ohne weiteren Personaleinsatz

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Über 100 Buchungskreise automatisiert

Mit der Einführung von BatchMan wurden Abrechnungen und Folgeaktivitäten für über 100 Buchungskreisen termingerecht und fehlerfrei automatisiert und den Kunden im Business Workplace zur Verfügung gestellt. Dank der neuen Software profitiert die regio iT von einer Zeitersparnis von 5 Arbeitstagen im Monat und einem übersichtlichen Monitoring. Überdies sind alle Fachbereiche in den Prozess in SAP HCM eingebunden.

Heute läuft die Abrechnung von regio iTs neuen SAP Kunden termingesteuert automatisch ab. Sowohl die eigentliche Abrechnung mit der Erstellung der Zahldateien, als auch das gesamte Meldeverfahren und die Versendung der erstellten Meldedateien an die Finanzämter und Sozialversicherungsträger über den B2A-Manager erfolgt mit BatchMan fehlerfrei. Nach dem Abrechnungslauf können die Protokolle eingesehen und geprüft werden.

Dank der BatchMan-Jobsteuerung können wir heute eine Vielzahl unserer SAP Kunden zeitsparend automatisiert abrechnen, die gesamten notwendigen Folgeaktivitäten buchungskreisbezogen erstellen und jedem Kunden im Business Workplace zur Verfügung stellen.
Diethard Matheis, Application Manager, SAP HCM regio iT GmbH

Spezifische Anpassungen im Projektverlauf

Nach der Erstellung und Beschreibung eines ersten kleineren Prozesses im Rahmen eines POC erfolgte die Umsetzung in BatchMan. Schnell wurde die große Bandbreite des Tools deutlich, so dass weitere Prozesse abgebildet werden konnten. 

Obwohl für die Umsetzung sämtlicher Prozesse weniger als 3 Monate zur Verfügung standen, war die Zusammenarbeit zwischen der regio iT und HONICO zu jedem Zeitpunkt von der Bereitschaft geprägt, die spezifischen, kundeneigenen Prozesse der regio iT für die SAP-Abrechnung zu optimieren. 

Seit der Implementierung werden durchschnittlich 4 bis 5 Arbeitstage pro Monat durch die Workload Automation eingespart.

regio iT setzt auf Jobsteuerungs-Tool BatchMan

  • Automatisierung aller wiederkehrenden Abrechnungs- und Nachfolgeaktivitäten mittels Jobsteuerung
  • Eliminieren manueller Eingabe- und Erfassungsfehler
  • Eindeutige Erkennung in der Spool von Übernahmedaten für Folge-Prozesse
  • Einmalige Ausprägung eines Buchungskreises und Vervielfältigung mit Excel, weiterer Zeitgewinn bei der Übertragung der Prozesse auf alle andere Buchungskreise
  • Komfortables Monitoring und Kontrolle komplexer Abrechnungsläufe
  • Zeitersparnis von etwa 5 Tagen im Monat

Compliance- und zeitkritische Prozesse, die im Rahmen des Projekts automatisiert wurden:

Technische Abrechnung:

  • Gehälter
  • Vergütung
  • Erstellung der Zahldateien
  • Zahlbarmachung

Folgeaktivitäten:

  • elektronische Meldungen an Sozialversicherungsträger
  • Lohnsteuer Anmeldung
  • DEÜV Meldungen
  • Zahlstellenverfahren

Über regio iT

Als größter kommunaler IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen ist die regio iT GmbH der ideale Partner für öffentliche Auftraggeber: für Kommunen und Schulen, Energieversorger und Entsorger sowie Non-Profit-Organisationen. Mit Sitz in Aachen und Niederlassungen in Gütersloh und Siegburg bietet die regio iT strategische und projektbezogene IT-Beratung, Integration, IT-Infrastruktur und Full-Service in vier Geschäftsfeldern: IT Service und Betrieb, Verwaltung und Finanzen, Energie und Entsorgung, Bildung und Entwicklung.

Das Unternehmen engagiert sich an zahlreichen Forschungs- und Entwicklungsprojekten sowie bundesweiten Initiativen zu neuen Technologien, wie KI, Data Science und Block Chain. Rund 630 Mitarbeiter*innen betreuen derzeit mehr als 44.790 Clients und über 290 Schulen und Schulverwaltungen.