Automation als unerlässlicher Treiber für moderne IT

Der Einsatz von Automation ist essenziell für das Erreichen qualitativer und quantitativer Unternehmensziele. Trotz schnell wachsender Arbeitslasten und Anforderungen seitens der Digitalisierung von Unternehmen wird IT-Automation gerade im Mittelstand häufig weiterhin in letzter Instanz eingesetzt. Ein Fehler. Warum, möchten wir Ihnen hier erklären:

Schnelle Abläufe und Verfügbarkeit in der IT sicherstellen

Häufig haben IT-Organisationen weder die Mittel noch ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung, um alle Abläufe adäquat zu pflegen, neue Technologien zu implementieren und die wachsenden Anforderungen ihrer Kunden zu erfüllen.

IT-Automation kann helfen. Sie dient nicht nur der Entlastung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sondern ermöglicht den effektiven Einsatz menschlicher Ressourcen. Die Zuverlässigkeit wird erhöht, schnelle Abläufe sichergestellt und Fehler reduziert. Als Spezialisten für Workload Automation, möchten wir Ihnen ein paar Möglichkeiten zeigen, wie Automation konkret weiterhelfen kann. In einem Artikel in der InformationWeek haben wir ein paar treffende Beispiele für weitere Automationslösungen gefunden, die wir mit vorstellen möchten:

Hintergrundprozesse automatisieren

Automatisierte Prozesse in einer einheitlichen IT-Organisation benötigen keine Wartezeit, sondern handeln selbstständig und bringen den Arbeitsablauf voran. Ein wesentlicher Vorteil besteht in der besseren Arbeitsauslastung des kompletten Unternehmens, da standardisierte Aufgaben unverzüglich oder nach einem stramm organisierten Zeitplan erledigt werden. Zeitpuffer werden redundant und Ressourcen effektiv genutzt, da nicht auf eine Antwort aus anderen Organisationseinheiten gewartet werden muss.

Bei der Verarbeitung im Hintergrund kann die Workload Automation unterstützen. Workload Automation ermöglicht das systemübergreifende Planen, Initiieren, Ausführen und Verwalten von Aufgaben im Zusammenhang mit breit gefächerten Geschäftsprozessen und Transaktionen innerhalb des Unternehmens.

Verbesserung der Service Qualität

Erfahrungsgemäß erleben viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens den Service nicht immer als zufriedenstellend. Selbst einfache Aufgaben können lange dauern oder werden nur unvollständig erledigt. Oftmals ist außerdem das Vorgehen zur Problemlösung von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich, selbst wenn es klar definierte Prozessabläufe gibt.

Automatisierte Prozesse, z.B. durch den Einsatz von Workflow Automation und RPA, laufen hingegen nach einem klar verständlichen, gleichförmigen Ablauf ab und unterstützen damit die Qualität des Service. So können Tickets durch z.B. Machine Learning oder Selftservice Tools ohne Unterstützung durch das Fachpersonal bearbeitet und in vielen Fällen bereits gelöst werden. Funktionieren die Abläufe nicht, liegen dem fachkundigen Personal durch den individuellen Ticketreport bereits zahlreiche Informationen zur Weiterbearbeitung vor.

IT-Mitarbeiter entlasten und Produktivität steigern

IT-Mitarbeiter sind in jedem Unternehmen von zentraler Bedeutung. Ohne ihren täglichen Support kann ein Unternehmen nicht erfolgreich bestehen. Erfahrungsgemäß werden Mitarbeiter der IT täglich für eine Vielzahl von verschiedensten Aktivitäten benötigt. Sie sollen Lösungskonzepte für IT-Probleme erarbeiten, Supportanfragen beantworten oder ihr fundiertes Fachwissen in ein Projekt einbringen. Viele Unternehmen setzten bereits hybride und Cloud-Technologien ein oder planen dies, so dass die Aufgaben an die IT stetig steigen.

Häufig wechseln diese Tätigkeiten je nach Priorität der Anfrage. Durch das wiederholte Unterbrechen und Wechseln im Arbeitsprozess müssen einzelne Schritte wiederholt werden. Wenn zahlreiche Prozesse parallel automatisiert und ohne Eingriff der IT-Mitarbeiter bearbeitet und abgeschlossen würden, könnten diese sich stärker auf ihre Kontrollfunktionen und Kernkompetenzen fokussieren. Die Produktivität könnte dadurch deutlich gesteigert werden. Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anderer Organisationseinheiten verringerte sich ebenfalls die Wartezeit, und der IT-Mitarbeiter stünde für kreative Lösungen eher zur Verfügung. Automation Tools beispielsweise unterstützen mit Kanban-Boards die Priorisierung der täglichen Aufgaben und Aktivitäten, um sicherzustellen, dass die einzelnen Mitarbeiter zur richtigen Zeit an den richtigen Dingen arbeiten, ohne hierbei die nachgelagerten Lieferpläne oder Arbeitsprioritäten ihrer IT-Kollegen zu gefährden.

Grundsätzlich: Fehler reduzieren

Prozesse, die sich für die Automation sehr gut eignen, sind klar definiert. Wie komplex diese sind, kann hingegen sehr stark variieren. Bei einfacheren Prozessen zeigt der Erfahrungsschatz, dass menschliche Bearbeiter durch die schnelle und wenig abwechslungsreiche Bearbeitung häufiger Fehler einbauen, da die Konzentration leidet. Gerade bei zeitgesteuerten Abläufen sind zudem der Mangel an Personal und die mit einer Aufstockung verbunden Kosten ein weiterer Stolperstein.

Mit der Workload Automation werden solche Fehler reduziert. Ein IT-System ermüdet nicht, sondern kann die definierten Arbeitsabläufe schnell und sicher umsetzen. Es zieht dabei alle notwendigen Daten wie die technischen Ressourcen in Betracht, je nach Bedarf und Auslastung. Zeitgesteuerte Arbeiten sind nicht mehr nötig, da die Auslastung voll genutzt wird und eine plattformübergreifende Kontrolle ermöglicht. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens könnten hingegen ihre fachlichen Fähigkeiten dafür nutzen, die Prozessabläufe zu optimieren und an neue Gegebenheiten anzupassen.

Enabling von IT-Personal

Durch den Einsatz von Automatisierungstools werden Prozesse so abgebildet, dass ein gemeinsames Verständnis geschaffen wird. Somit sind keine Fachspezialisten mehr erforderlich, wenn z.B. einzelne Prozesse bei Unterbrechungen neu gestartet werden müssen. Dies befähigt auch operative Mitarbeiter oder ausgelagerte Rechenzentren, solche Aufgaben zu übernehmen, wie z.B. die WLA Lösung zu steuern. Es entsteht eine Entlastung der Mitarbeiter auch bezüglich ihrer nötigen Verfügbarkeit. Dadurch wird es möglich, dass Mitarbeiter ohne tiefgreifende Prozesskenntnisse mit abstrahierten Prozessen arbeiten können, um z.B. nachts eine Payroll durchlaufen zu lassen. Die gesamte Organisation wird dynamischer, da Personen in den Prozess eingegliedert werden können, die vorher nicht dazu in der Lage gewesen wären.

Sicherheit und Compliance

Umfassende Sicherheitsvorkehrungen für die Systemlandschaften und Prozesse sind bei den meisten Unternehmen Standard. Jedoch die damit verbundenen Arbeiten und das Bewerten von Bedrohungen, Warnungen und auch Optimieren des Sicherheitstools ergeben oftmals ungeplante Mehrarbeiten und Aufwände für die IT-Organisation. Ist eine Warnung real, muss so schnell wie möglich gehandelt werden. Hier bieten Lösungen wie SOAR-Tools (Security Orchestration Automation and Response) Unterstützung, um Fehler und Reaktionen schnell zu überprüfen. Auch in der WLA werden zudem Compliance Vorgaben durch Benutzerrollen und Dokumentation eingehalten und vereinfacht.

Automation nicht nur ein Nice-to-Have

Wer als Unternehmen erfolgreich sein will, kommt um Automation in verschiedenen Bereichen der IT-Organisation nicht herum. Führende Unternehmen zeigen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch den Einsatz von verschieden Automationslösungen sich wieder ihren Kernaufgaben widmen und ihr volles Potenzial nutzen können. Die weitere Aufgabe der Mitarbeiter besteht in der übersichtlichen Überwachung automatisierter Prozesse und deren Optimierung . Diese müssen dann aber nicht mehr zwingend den Fachprozess bedienen, sondern können durch die operativ-tätige Mitarbeiter erledigt werden. Gerade verbunden mit den Thema Outsourcing kann dies zu einer positiven Umverteilung und Kapazitätssteigerung innerhalb der IT-Organisation führen.

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